Prosessilouhinta näyttää, toimivatko paperilla hyvältä näyttävät prosessisi yhtä hyvin myös todellisuudessa.
BI Book Process Mining yhdistyy liiketoimintajärjestelmiisi ja muodostaa tarkan, dataan perustuvan kuvan siitä, miten toimintasi todella etenee vaihe vaiheelta ja tapaus tapaukselta. Aiemmin näkymättömät pullonkaulat, poikkeamat ja tehottomuudet tulevat selvästi esiin.
Contact Us
Vastaako prosessidokumentaatiosi sitä, mitä joka päivä todella tapahtuu?
Prosessikaaviot kuvaavat, miten työnkulkujen on tarkoitus toimia. Ne laaditaan työpajoissa, johto hyväksyy ne ja ne arkistoidaan. Todellisiin prosesseihin kertyy sillä välin poikkeuksia, kiertoteitä ja manuaalisia vaiheita, jotka eivät koskaan päädy kaavioon.
Prosessilouhinta lukee järjestelmiesi jo tuottamat tapahtumalokit ja muodostaa niistä kuvan siitä, mitä jokaisessa yksittäisessä tapauksessa todella tapahtui. Kyse ei ole otoksesta tai arviosta, vaan kattavasta ja objektiivisesta kokonaiskuvasta, joka sisältää jokaisen poikkeaman, viiveen ja kiertotien.
Mitä BI Book Process Mining tekee?
Näkymättömästä tehottomuudesta mitattavaan parannukseen.fficiency to measurable improvement.
Automaattinen prosessien tunnistaminen
BI Book Process Mining lukee nykyisten järjestelmiesi tapahtumalokeja ja kartoittaa prosessisi automaattisesti sellaisina kuin ne todella toimivat. Jokainen variaatio, poikkeus ja tapaus visualisoidaan ilman haastatteluja, työpajoja tai dokumentointiharjoituksia.
Pullonkaulojen ja poikkeamien tunnistaminen
Kun prosessit on kartoitettu, BI Book tunnistaa, mihin viiveet kasautuvat, missä tapaukset poikkeavat odotetulta polulta ja missä manuaalisia toimenpiteitä tehdään eniten. Näet paitsi sen, että prosessi on hidas, myös sen, missä vaiheessa, millä tapaustyypillä ja missä tiimissä hidastuminen tapahtuu.
Jatkuva seuranta
Prosessilouhinta toimii BI Bookissa jatkuvasti. Kun toimintasi muuttuu, prosessinäkymäsi päivittyy sen mukana. Sinun ei tarvitse käynnistää erillistä projektia selvittääksesi, miten asiat sujuvat, koska tiedät sen aina. Parannusten vaikutukset voidaan mitata reaaliajassa sitä mukaa kuin ne tulevat voimaan.
Automaatiovalmiuden arviointi
Automaatio tuottaa parhaan hyödyn, kun sitä sovelletaan prosesseihin, jotka tunnetaan hyvin ja joita toteutetaan johdonmukaisesti. Prosessilouhinta näyttää, mitkä prosessit ovat riittävän kypsiä automatisoitaviksi ja missä on vielä liikaa variaatioita, jotta automaatiosta olisi hyötyä.
Viisi prosessialuetta, joilla organisaatiot löytävät johdonmukaisesti suurimmat hyödyt.
Ostolaskut
Paperilla prosessi näyttää suoraviivaiselta: lasku vastaanotetaan, tarkastetaan, hyväksytään ja maksetaan, mutta käytännössä se on harvoin näin yksinkertainen.
Prosessilouhinta kartoittaa jokaisen variaation, kuten viivästyneet hyväksynnät, manuaaliset ohitukset ja maksuehtojen poikkeukset, ja näyttää tarkasti, missä kassavirta ja tehokkuus kärsivät.
Tilauksesta maksuun (order-to-cash)
Tilauksesta maksuun -prosessi kulkee tilauksen luomisesta maksun vastaanottamiseen usean järjestelmän ja tiimin kautta. Prosessilouhinta tuo esiin, missä tilaukset pysähtyvät, missä poikkeuksia käsitellään manuaalisesti ja missä lupauksen ja toimituksen välinen ero on suurin.
HR- ja palkkaprosessit
Perehdytys, työsuhteen päättäminen, poissaolojen hallinta ja palkanlaskenta noudattavat määriteltyjä työnkulkuja, tai niiden ainakin pitäisi. Prosessilouhinta näyttää, mihin manuaalisia vaiheita on kertynyt, missä vaatimustenmukaisuuden riskit kasvavat ja mihin HR-tiimit käyttävät aikaa, jota niiden ei pitäisi joutua käyttämään.
Asiakaspalvelun työnkulut
Vasteajat, eskalointipolut ja ratkaisuasteet riippuvat siitä, että prosessit toimivat johdonmukaisesti. Prosessilouhinta tuo näkyviin, kun ne eivät toimi, ja tunnistaa ne tapaustyypit, kanavat tai tiimirakenteet, joissa prosessien vaihtelu heikentää palvelun laatua.
Konsernin sisäiset prosessit
Usean yhtiön organisaatioissa sisäisten prosessien yhtenäistäminen on jatkuva haaste. Prosessilouhinta antaa objektiivisen ja dataan perustuvan kuvan siitä, miten kunkin yhtiön prosessit todella vertautuvat toisiinsa. Näin parhaat käytännöt on helpompi tunnistaa ja erot kuroa umpeen.
Kertaluonteisesta selvityksestä jatkuvaan prosessien kehittämiseen.
BI Book Process Mining yhdistyy järjestelmiesi jo tuottamiin tapahtumalokeihin, esimerkiksi ERP:stä, CRM:stä, HR-alustalta tai taloushallinnon järjestelmästä, ja rakentaa niiden pohjalta ajantasaisen prosessimallin.
Ensimmäinen analyysi antaa heti kuvan prosessiesi nykytilasta: pääkulusta, yleisimmistä variaatioista ja suurimmista pullonkauloista. Useimmat organisaatiot löytävät jotain merkittävää muutaman päivän kuluessa ensimmäisestä analyysista.
Sen jälkeen prosessilouhinta toimii jatkuvasti. Kun teet muutoksia, näet niiden vaikutuksen datassa. Kun uusia poikkeuksia ilmenee, huomaat ne ennen kuin niistä tulee tapoja. Prosessilouhinnasta tulee pysyvä osa toiminnan seurantaa eikä kertaluonteinen projekti, joka tilataan ja unohdetaan.
Työkalun taustalla on Greenstepin analytiikkatiimi, joka yhdistää prosessilouhinnan teknologian aitoon liiketoimintaymmärrykseen ja auttaa sinua tulkitsemaan, mitä data paljastaa ja mitä asialle kannattaa tehdä.
Ota yhteyttä
Kiinnostaako, mitä prosesseissasi todella tapahtuu?
Useimmat organisaatiot yllättyvät siitä, mitä ensimmäinen prosessilouhinta-analyysi tuo esiin. Tehdään sellainen yhdessä ja selvitetään, mihin aika ja raha kuluvat.